Fassung: 26. September 2026
Firmendaten, Mail und KI
Zu diesen Hinweisen gehören die Anlagen Dienstleister und Verarbeitungsorte, technische Schutzmaßnahmen sowie Aufbewahrung und Löschung. Sie werden bei der Bestätigung zusammen mit dieser Fassung dokumentiert.
1. Verantwortung für betriebliche Inhalte
Dein Unternehmen entscheidet, welche Kunden-, Beschäftigten-, Lieferanten- und Kommunikationsdaten in Klarvexo verarbeitet werden, für welche Zwecke und mit welchen Zugriffsrechten. Es muss dafür eine passende Rechtsgrundlage haben und die betroffenen Personen informieren. Die Bestätigung dieser Hinweise ersetzt weder diese Information noch eine gegebenenfalls erforderliche Einwilligung der betroffenen Personen.
Soweit Klarvexo personenbezogene Firmendaten in eurem Auftrag verarbeitet, ist vor deren produktiver Verarbeitung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Die konkreten Dienstleister, Unterauftragnehmer, Verarbeitungsorte, Schutzmaßnahmen und Löschregelungen müssen zum eingesetzten Betrieb passen. Den aktuellen Vertrags- und Dienstleisterstand erhältst du über info@sc-v.de. Diese Hinweise schließen keinen AVV ab.
2. Postfächer und Nachrichten
Ein verbundenes geschäftliches Postfach kann Absender- und Empfängeradressen, Namen, Betreff, Nachrichtentexte, HTML-Inhalte, Zeitpunkte, Ordner, Bearbeitungsstatus und Anhänge an Klarvexo übertragen. Zugangsdaten beziehungsweise Verbindungsschlüssel werden für die eingerichtete Anbindung benötigt. Richte nur Postfächer ein, für deren Verarbeitung und Nutzung du berechtigt bist, und begrenze die Zugriffe auf die zuständigen Personen.
Beim Antworten oder Weiterleiten erhalten die ausgewählten Empfänger die versendeten Inhalte und Anhänge über den eingerichteten Mailanbieter. Prüfe An, Cc, Bcc, Antwortverlauf und Anhänge vor dem Versand. Externe Mailbilder können beim Abruf auch über einen Server-Proxy eine Rückmeldung an den Bildanbieter auslösen.
3. Von der Mail zur Projektakte
Angaben aus Nachrichten können in Projekte, Kundenkontakte, Aufgaben, Termine, Notizen, Dokumente sowie Angebots- und Rechnungsentwürfe übernommen oder damit verknüpft werden. Dabei entstehen eigenständige betriebliche Datensätze. Die Ablage kann für weitere berechtigte Personen sichtbar werden. Prüfe Zuordnung, Inhalt und Freigabe, bevor du Daten übernimmst oder teilst.
Das Entfernen einer Mail löscht nicht automatisch eine bereits gespeicherte Projektaufgabe, Dokumentkopie oder einen Beleg. Aufbewahrung, Löschung und Rechte müssen daher auch in den nachgelagerten Bereichen berücksichtigt werden.
4. KI, OCR und Automatisierung
Für freigeschaltete und eingerichtete KI-/OCR-Funktionen können die jeweils benötigten Nachrichtentexte, Kontaktangaben, Projektinformationen, Dateinamen, Dokumentinhalte oder Bilder an den konfigurierten Verarbeitungsdienst übertragen werden. Die vorhandene KI-Anbindung verwendet die OpenAI-API. Welche Verarbeitung tatsächlich stattfindet, hängt von Tarif, Berechtigungen, Konfiguration und ausgelöstem Ablauf ab. Dokumentanalysen können nach einer Übernahme automatisch starten; nicht jede Analyse erfordert einen weiteren Klick.
Diese Kenntnisnahme aktiviert keine KI-Anbindung und erlaubt keine beliebige Weitergabe. Prüfe vor dem Einsatz den geltenden AVV, Empfänger, Speicherfristen und mögliche Drittlandübermittlungen. Eine ausschließliche Verarbeitung in Deutschland oder der EU wird hier nicht zugesichert. Falls Daten außerhalb des EWR verarbeitet werden, müssen die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sein.
Übermittle nur erforderliche Inhalte. Besonders sensible Angaben, etwa Gesundheitsdaten, Ausweiskopien oder vertrauliche Beschäftigtendaten, gehören nicht ohne gesonderte Prüfung in Mail- oder KI-Abläufe. KI-Vorschläge können falsch sein. Prüfe sie vor Übernahme, Versand oder Freigabe; ein Vorschlag ersetzt keine fachliche Entscheidung.
5. Zusammenarbeit und externe Freigaben
Projekte, Aufgaben, Kommentare, Chatnachrichten, Zeitbuchungen und Bearbeitungsverläufe werden den beteiligten Firmenkonten und Benutzern zugeordnet. Rollen und Freigaben bestimmen den zugänglichen Umfang. Kundenportale, Dokumentlinks, Partnerfreigaben und aktivierte externe Integrationen können Inhalte zusätzlich an ausgewählte Empfänger zugänglich machen. Prüfe deren Umfang und Gültigkeit und widerrufe nicht mehr benötigte Freigaben.
6. Dateien, Mobilgeräte und Sicherungen
Hochgeladene Dateien und Anhänge können neben sichtbaren Inhalten auch Metadaten und personenbezogene Angaben enthalten. Für Kamera, Scanner, Push-Mitteilungen und lokale Offline-Daten gelten die ergänzenden Hinweise zur iOS- und Android-App. Verwende geschützte Geräte und persönliche Benutzerkonten.
Betriebliche und gesetzliche Aufbewahrungspflichten können der sofortigen Löschung von Belegen oder Verläufen entgegenstehen. Sicherungskopien folgen dem vereinbarten Sicherungs- und Löschkonzept; eine Löschung in der Oberfläche ist keine Zusage sofortiger Entfernung aus jeder Sicherung. Kläre die Fristen für euren Einsatz vor der Übernahme produktiver Daten.
7. Nachweis und Ansprechpartner
Bei Anfrage und erstmaliger Aktivierung speichern wir die bestätigte Fassung, die zugehörigen Dokument- und Bestätigungstexte, den serverseitigen Zeitpunkt sowie die Zuordnung zur Anfrage und bei Aktivierung zu Firma und Administrator. Eine unbestätigte Anfrage ist noch kein Nachweis, dass die angegebene Person tatsächlich Zugriff auf die E-Mail-Adresse hat. Die E-Mail-Bestätigung und Aktivierung sind getrennte Schritte.
Für Rückfragen und Datenschutzrechte wende dich an info@sc-v.de. Bei Daten, die dein Unternehmen als Verantwortlicher verarbeitet, ist auch dessen zuständige Datenschutzstelle Ansprechpartner. Weitere Angaben zu Verantwortlichem und Rechten stehen in der Datenschutzerklärung.