Fassung: 5. Oktober 2026
Datenschutzerklärung
Für die Verarbeitung betrieblicher Inhalte gelten ergänzend die Hinweise zu Firmendaten, Mail und KI. Die Bestätigung bei der Anmeldung dokumentiert deren Kenntnisnahme. Sie ist keine pauschale Einwilligung in zusätzliche Verarbeitungen und ersetzt keinen erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag.
1. Verantwortlicher
Frey & Graf GmbH und Co. KG, Am Wasserturm 14b, 85131 Pollenfeld / Preith, E-Mail info@sc-v.de, Telefon +49 8421 900637.
2. Aufruf der Website
Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seite, Browserkennung und Serverstatus verarbeitet. Dies dient dem sicheren und stabilen Betrieb auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sicherheitsprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie sie für Betrieb, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr erforderlich sind.
3. Firmenzugang und E-Mail-Verifizierung
Bei einer Zugangsanfrage verarbeiten wir Firmenname, Ansprechperson, geschäftliche E-Mail-Adresse, Geschäftsanschrift, Land, Teamgröße, Tarif, Zahlungsrhythmus und Zahlungsart sowie gegebenenfalls abweichende Rechnungs-E-Mail, USt-IdNr., Bestellreferenz, Telefonnummer und Nachricht. Die Verarbeitung dient der Bearbeitung der Anfrage, vorvertraglichen Maßnahmen und Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Ansprechpersonen eines Unternehmens sowie zur Missbrauchsabwehr stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist die verlässliche geschäftliche Kommunikation und ein sicherer Dienst. Gesetzlich erforderliche Abrechnungs- und Aufbewahrungsverarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Die Pflichtangaben sind für die Einrichtung des Firmenzugangs erforderlich; ohne sie kann die Anmeldung nicht abgeschlossen werden. Als optional gekennzeichnete Angaben sind freiwillig. Zur Dokumentation der Information speichern wir bei Anfrage und Aktivierung die bestätigte Fassung einschließlich Dokument- und Bestätigungstexten, den Zeitpunkt und die Zuordnung zur Anfrage beziehungsweise zu Firma und Administrator. Dies dient dem Nachweis der Information und der Klärung von Streitfällen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Zugangsanfrage enthält außerdem IP-Adresse und Browserkennung zur Missbrauchsabwehr. Die Kenntnisnahme ist keine Werbeeinwilligung.
Zur Bestätigung senden wir einen zeitlich begrenzten Einmal-Link und einen sechsstelligen Code an die angegebene Adresse. Nach erfolgreicher Bestätigung wird automatisch ein eindeutiger Firmenbereich angelegt. Die anfragende Person legt anschließend ein Passwort für das automatisch zugeordnete Administratorkonto fest.
4. Benutzerkonto und Mandantenzuordnung
Das Konto wird einer eindeutigen Firma zugeordnet. Wir verarbeiten Firmenkennung, Benutzername, geschäftliche E-Mail-Adresse, Rollen, Berechtigungen, Passwort-Prüfwert, Sitzungen und sicherheitsrelevante Ereignisse. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Die Verarbeitung ist für die Bereitstellung und Absicherung des Dienstes erforderlich.
5. E-Mail-Versand
Systemmails werden über einen verifizierten SMTP-Zugang versendet. Dabei werden Empfängeradresse, Betreff, Inhalt, Zustellstatus und technische Versanddaten an den eingesetzten Mailanbieter übermittelt. Der Versand dient der Verifizierung, Einrichtung und Sicherheit des Kontos.
6. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Daten erhalten berechtigte Personen für Einrichtung, Betrieb, Support und Systemsicherheit sowie technische Dienstleister für Hosting, Datenbank, Dateispeicher, Sicherungen, E-Mail und aktiv genutzte Integrationen. Die vorhandene KI-Anbindung verwendet die OpenAI-API; bei einem KI-/OCR-Ablauf können die erforderlichen Inhalte an den konfigurierten Dienst übermittelt werden. Details zu Firmendaten und möglichen Drittlandübermittlungen stehen in den ergänzenden Hinweisen. Der für euren Einsatz geltende Dienstleister-, Vertrags- und Schutzmaßnahmenstand ist vor produktiver Nutzung zu klären; Ansprechpartner ist info@sc-v.de.
7. Speicherdauer
Die Dienstleisterübersicht, Schutzmaßnahmen und Aufbewahrungs- und Löschhinweise erläutern den tatsächlichen Betrieb und unterscheiden belegte Einstellungen von noch nicht nachgewiesenen Vertrags- oder Löschzusagen.
Anfragen und Kontodaten werden für die Bearbeitung, die Vertragsbeziehung und erforderliche Nachweise gespeichert. Maßgeblich sind der Bearbeitungsstand, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und gegebenenfalls die Klärung oder Abwehr von Ansprüchen. Nicht mehr benötigte Daten sind zu löschen, sobald diese Gründe entfallen. Bestätigungsnachweise folgen der zugehörigen Anfrage beziehungsweise Vertragsbeziehung; sie werden nicht zu Werbezwecken genutzt. Einmal-Links sind zeitlich begrenzt und nach Verwendung ungültig; ihr Ablauf bedeutet nicht automatisch die Löschung des gesamten Anfragedatensatzes. Für betriebliche Inhalte und Sicherungen gelten die vereinbarten Aufbewahrungs- und Löschregelungen.
8. Cookies und lokale Speicherung
Für den Login verwenden wir ausschließlich technisch notwendige Sitzungscookies. Diese dienen der Authentifizierung und Sicherheit und werden nicht für Werbung oder profilbildende Analyse eingesetzt.
Lokale App-Einstellungen und unterstützte Offline-Zwischenspeicher dienen der Bedienung und Verfügbarkeit. Der Community-Tarif kann Anzeigen in der Web-Oberfläche enthalten; die Bestätigung der Datenschutzhinweise erlaubt kein zusätzliches Tracking. Externe Links, etwa zu YouTube, öffnen einen eigenständigen Dienst mit dessen Datenschutzhinweisen.
Optionale YouTube-Erklärvideos
Unsere Videothek zeigt zunächst ausschließlich lokal bei Klarvexo gespeicherte Vorschaubilder und Texte. Vor Ihrer Zustimmung werden weder YouTube-Player noch Bilder, Schriften oder Skripte von Google für die Videos geladen. Die Videos sind optional und die Zustimmung ist unabhängig von Registrierung und Firmenzugang.
Erst mit „Zustimmen & abspielen“ laden wir die ausgewählte Folge über den erweiterten Datenschutzmodus von YouTube unter youtube-nocookie.com. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google erhält dabei insbesondere Ihre IP-Adresse, technische Browser- und Geräteinformationen, die Herkunftswebsite sowie Wiedergabe- und Nutzungsdaten. Informationen können auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen und bei einer bestehenden Google-Anmeldung Ihrem Konto zugeordnet werden. Eine Verarbeitung in den USA und anderen Drittländern ist möglich. Der erweiterte Datenschutzmodus bedeutet nicht, dass keine Daten an Google übermittelt werden.
Grundlage der freiwilligen Einbindung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit Informationen im Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Auswahl gilt nur für die gerade gewählte Folge und wird von Klarvexo nicht dauerhaft gespeichert. Über „Video entladen & Zustimmung zurücknehmen“, einen Wechsel der Folge oder Neuladen der Seite wird der Player entfernt; weitere Abrufe durch diesen Player werden damit beendet. Bereits übermittelte Daten können dadurch nicht zurückgeholt und von YouTube gesetzte Speicherinhalte nicht durch Klarvexo gelöscht werden. Einzelheiten zu Googles eigener Verarbeitung, Speicherdauer und Übermittlungsmechanismen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google. Alternativ können Sie die Videos bewusst über einen externen YouTube-Link aufrufen.
9. Native Klarvexo-App für iOS und Android
Die native App verarbeitet zur Anmeldung Firmenkennung, Benutzername, Passwort und eine geschützte Sitzung. Für die bereitgestellten Funktionen werden die jeweils erforderlichen Projekt-, Aufgaben-, Einsatz-, Kalender-, Zeit- und Lagerdaten zwischen App und Klarvexo-Server übertragen. Eingaben wie Zeitbuchungen, Terminangaben, Aufgabenstatus, Projektantworten und gescannte Materialcodes werden dem angemeldeten Firmenkonto und Benutzer zugeordnet.
Bei vorhandener Mailberechtigung verarbeitet die App die geschäftlichen Postfächer einschließlich Postfachadresse, Absender- und Empfängeradressen, Anzeigenamen, Betreff, Text- und HTML-Inhalt, Signatur, Ordner, Lese- und Bearbeitungsstatus sowie Anhänge. Beim Verfassen, Antworten und Weiterleiten werden An-, Cc- und Bcc-Adressen, Betreff, Inhalt, Signatur und bewusst ausgewählte Dateien an Klarvexo übertragen und im geschäftlichen Mailablauf verarbeitet. Eingebettete und extern verknüpfte Mailgrafiken werden über den Klarvexo-Server geladen, damit die App keine direkte Verbindung vom Endgerät zum Bildanbieter aufbaut; der Abruf einer externen Grafik kann dem jeweiligen Bildanbieter technisch anzeigen, dass die Ressource abgerufen wurde. Mail-KI-Werkzeuge verarbeiten die für Zusammenfassung, Antwortvorschlag, Neuformulierung, Projekt- oder Rechnungsprüfung erforderlichen Mailinhalte erst nach einer entsprechenden Benutzeraktion über dieselbe zentral konfigurierte Firmenintegration wie die Web-App.
Im firmeninternen Direkt- und Gruppenchat werden Benutzer- und Anzeigenamen, geschäftliche E-Mail-Adressen der auswählbaren Mitglieder, Kanalmitgliedschaften, Gruppenname, Anwesenheitsstatus, Nachrichten, Antworten, Bearbeitungszeitpunkte, Lesestatus, persönliches Archiv sowie bewusst ausgewählte Anhänge verarbeitet. Mail-, Chat- und Anhangszugriffe unterliegen denselben serverseitigen Firmen-, Benutzer-, Postfach- und Kanalrechten wie in der Web-App.
Die globale Suche überträgt Suchbegriffe ab zwei Zeichen als Bestandteil der angeforderten URL an den Klarvexo-Server und durchsucht ausschließlich die für den angemeldeten Benutzer freigegebenen Projekte, Aufgaben, Mails, Dokumente und Materialien. Der vorgeschaltete Webserver protokolliert für Betrieb, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr die vollständige angeforderte URI einschließlich dieses Suchparameters. Für rollierte Archivdateien sind 720 Stunden konfiguriert; die aktive Datei wird größenabhängig rotiert. Dies garantiert keine Löschung jedes einzelnen Suchbegriffs nach exakt 720 Stunden. Einzelheiten stehen in den Aufbewahrungs- und Löschhinweisen.
Für Bewirtungsbelege kann die Kamera eine Restaurantrechnung oder einen Zahlungs- beziehungsweise Trinkgeldnachweis erfassen. Die aufgenommenen Seiten werden in der App zu einem PDF zusammengeführt und anschließend zusammen mit Projekt, Restaurant- und Leistungsempfängeranschrift, Rechnungs- und Steuerangaben, Zahlungsart, Beträgen, Anlass, Teilnehmernamen und weiteren Eingaben an Klarvexo übertragen. Alternativ kann der Benutzer über die Systemauswahl gezielt ein Foto, Bild oder PDF übernehmen; die App erhält dabei nur die bewusst ausgewählte Datei. Original- und Zahlungsdokumente werden im geschützten Klarvexo-Dokumentenarchiv gespeichert und können aufgrund betrieblicher oder gesetzlicher Nachweispflichten auch nach dem Entfernen eines Entwurfs erhalten bleiben. Nach der Übernahme einer originalen Restaurantrechnung startet die OCR-/KI-Auswertung zur Vorbelegung; dabei verarbeitet die zentral konfigurierte Integration das Dokument beziehungsweise die daraus ausgelesenen Inhalte. Eine fehlgeschlagene Analyse kann der Benutzer für das bereits gespeicherte Dokument erneut anstoßen.
Allgemeine Arbeitstagsauslagen enthalten Betrag, Währung, Notiz, Korrektur- oder Stornogrund und optional ein bewusst ausgewähltes Belegbild. Diese Angaben werden dem Arbeitstag und Benutzer zugeordnet und an Klarvexo übertragen. Ist vorübergehend keine Verbindung vorhanden, können nur die in der jeweiligen App ausdrücklich als offlinefähig gekennzeichneten Vorgänge bis zur Übertragung vorgemerkt werden. Solche Warteschlangen sind an Server, Firma und Benutzer gebunden, mengen- und zeitlich begrenzt, von Gerätesicherungen ausgeschlossen und werden nach erfolgreicher Übertragung entfernt. Unter iOS liegen sie mit vollständigem iOS-Dateischutz, unter Android im verschlüsselten App-Speicher.
Die App speichert Sitzungsschlüssel und lokale persönliche Übersichten im geschützten App-Speicher des Betriebssystems. Für Push-Mitteilungen auf unterstützten Plattformen werden ein appbezogener Gerätebezeichner und das jeweilige Push-Token dem Benutzerkonto zugeordnet; der frei benannte Gerätename wird nicht übertragen. Wie bei jeder Serververbindung fällt die IP-Adresse für Betrieb und Missbrauchsabwehr an und kann eine grobe Ortszuordnung ermöglichen. Die App verwendet keine Werbung, kein geräteübergreifendes Tracking. Bei Barcode-, Material- und Set-Scans werden auf iPhone und iPad Kamerabilder nur laufend auf dem Gerät ausgewertet und nicht als Fotos gespeichert oder übertragen; unterstützte Android-Lagergeräte übergeben ausschließlich den erkannten Code über ihren geschützten Scanner-Dienst; dies gilt nicht für die vorstehend ausdrücklich beschriebenen Belegscans.
Optionaler Android-Dokumentenscanner: Ab Android-Testversion 0.6.0 (Build 18) kann Google ML Kit über Google Play-Dienste Dokumentränder erkennen und Mehrseiten-PDFs erstellen. Die Bildverarbeitung erfolgt auf dem Gerät. Google erhält dabei technische Geräte-/Appinformationen, Kennungen sowie Nutzungs- und Leistungsdiagnosen; Scannermodule können von Google nachgeladen werden. Details stehen in Googles ML-Kit-Datenhinweisen und den ML-Kit-Datenschutzbedingungen. Die App bietet alternativ eine manuelle Kamera und Dateiimport ohne diesen Scanner. Erst die ausdrücklich ausgelöste Übernahme überträgt das geprüfte Dokument an den Klarvexo-Server; eine gewünschte Beleganalyse erfolgt anschließend über die konfigurierte Firmenintegration.
10. Löschung eines App-Benutzerkontos
Benutzer können die Löschung ihres persönlichen Zugangs direkt in der App unter Mehr > Konto & Datenschutz einleiten und nach erneuter Passworteingabe bestätigen. Alternativ kann die Löschung ohne installierte App über klarvexo.de/konto-loeschen angefordert werden. Dabei werden aktive Sitzungen, Push-Zuordnungen, Teams, persönliche Freigaben und Filter entfernt und Stammdaten anonymisiert. Projekt-, Aufgaben-, Zeit-, Buchungs-, Kommunikations- und Prüfverläufe können erhalten bleiben, soweit sie für den betrieblichen Nachweis oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich sind; sie werden ohne den bisherigen Namen als gelöschter Benutzer weitergeführt. Ein letzter aktiver Firmenadministrator muss vor der persönlichen Löschung einen weiteren Administrator bestimmen.
11. Rechte betroffener Personen
Du hast im gesetzlichen Rahmen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen richtest du an info@sc-v.de.
12. Beschwerderecht
Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für nichtöffentliche Stellen in Bayern ist regelmäßig das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, zuständig.
13. Sicherheit und Änderungen
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter Mandantentrennung, rollenbasierte Rechte, verschlüsselte Übertragung, zeitlich begrenzte Einmal-Links und Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge. Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Produkt, Dienstleister oder Rechtslage ändern.
14. Betriebliche Inhalte und automatisierte Vorschläge
Bei Projekt-, Aufgaben-, Kunden-, Personal-, Lager-, Kalender-, Dokument-, Chat-, Mail- und Abrechnungsdaten entscheidet das jeweilige Unternehmen über Zwecke und Berechtigungen. Soweit wir diese Daten in dessen Auftrag verarbeiten, richtet sich dies nach der gesonderten Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Für die Einrichtung und Abrechnung des Klarvexo-Vertrags handeln wir selbst als Verantwortlicher.
Mailinhalte und Anhänge können in eigenständige Projekte, Aufgaben, Dokumente und kaufmännische Entwürfe übernommen werden. KI-/OCR-Ergebnisse dienen als Vorschläge und müssen vor fachlichen Entscheidungen geprüft werden. Mit der Kenntnisnahme wird keine Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung ausschließlich durch KI beauftragt. Einzelheiten zu Zugriff, Weiterverarbeitung und Freigaben stehen unter Firmendaten, Mail und KI.
15. Freiwillige Website-Erfolgsmessung
Nur nach freiwilliger Zustimmung messen wir auf unserem eigenen Server Produktseiten, Klicks auf Testzugang, Kontakt und Tutorials, Formularschritte und die Zuordnung zu einer später bestätigten Registrierung beziehungsweise aktivierten Firma. Grundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Dabei speichern wir nur freigegebene Quellen- und Kampagnencodes, Seitenkategorien, Ereignisse, Zeitpunkte und einen zufälligen Besuchscode. Keine Formularinhalte, vollständigen Herkunftsadressen, IP-Adressen oder Browserkennungen werden in der Messdatenbank gespeichert. Technische Sicherheitsprotokolle bleiben davon getrennt.
Die Auswahl wird im Browser 180 Tage gespeichert. Ein Besuchscode gilt höchstens 24 Stunden; nach 30 Minuten Inaktivität beginnt eine neue Sitzung. Messdaten und Registrierungszuordnungen werden nach 90 Tagen gelöscht. Über „Messung & Datenschutz“ kann die Zustimmung jederzeit ohne Nachteile widerrufen werden. Dies beendet die Messung und löscht die noch mit dem aktuellen Besuchscode verknüpften Messdaten; notwendige Registrierungs- und Vertragsdaten bleiben bestehen. Ohne Zustimmung funktioniert die Website vollständig. Es gibt keine Werbepixel, keinen Verkauf der Messdaten und kein geräteübergreifendes Profil.