Anlage zu den Firmendaten-Hinweisen · 26. September 2026
Aufbewahrung und Löschung
Zugangsanfragen und Bestätigungen
Bestätigungs- und Aktivierungslinks werden zeitlich begrenzt und nach Verwendung ungültig. Die zugrunde liegende Anfrage bleibt davon getrennt gespeichert. Für nicht abgeschlossene Zugangsanfragen besteht im geprüften Stand kein nachgewiesener automatischer Löschlauf. Solche Anfragen sind nach Wegfall des Bearbeitungs- oder Missbrauchsabwehrzwecks zu löschen; aus dem Ablauf eines Links darf keine erfolgte Löschung abgeleitet werden.
Aktive Konten und Vertragsdaten werden für die Vertragsdurchführung benötigt. Bestätigungsnachweise dienen der Information und Nachweisführung, nicht der Werbung. Ihre weitere Aufbewahrung richtet sich nach der konkreten Vertragsbeziehung, gesetzlichen Pflichten und noch offenen Ansprüchen. Nicht mehr benötigte Nachweise sind zu löschen.
Betriebliche Daten und Kopien
Dein Unternehmen bestimmt die erforderliche Aufbewahrung seiner Projekte, Mails, Kontakte, Aufgaben, Personal-, Lager- und Abrechnungsdaten. Gesetzliche Pflichten unterscheiden sich je nach Dokumentart. Es gibt keine pauschale gesetzliche Aufbewahrungsfrist für sämtliche Mails oder Projektinformationen.
Bei der Weiterverarbeitung einer Mail entstehen gegebenenfalls eigenständige Aufgaben, Dokumente, Kontakte oder kaufmännische Entwürfe. Eine Löschanweisung muss diese Ablagen, externe Freigaben, Exporte, angeschlossene Postfächer und Empfänger einbeziehen. Kopien, die Empfänger bereits außerhalb von Klarvexo gespeichert haben, kann Klarvexo nicht eigenständig zurückholen.
Ein Benutzer ist nicht die ganze Firma
Die persönliche Kontolöschung entfernt beziehungsweise anonymisiert die in der Datenschutzerklärung beschriebenen Kontodaten. Erforderliche betriebliche Verläufe können ohne bisherigen Anzeigenamen fortbestehen. Eine Pseudonymisierung ist nicht automatisch eine vollständige Anonymisierung sämtlicher Freitexte und Dokumente. Die Löschung einer ganzen Firma muss gesondert beauftragt, auf Aufbewahrungsgründe geprüft und dokumentiert werden.
Sicherungen
Reguläre Plattform- und Firmensicherungen sind rollierend auf sieben Tage ausgelegt; bei Firmen sind höchstens 28 reguläre Sicherungspunkte vorgesehen. Zusätzlich laufen auf dem getrennten Sicherungsserver Schutzkopien des verschlüsselten Sicherungsbestands. In der Betriebsvorlage bleiben drei solcher Kopien erhalten. Sie können ältere reguläre Sicherungspunkte enthalten, die im aktiven Sicherungsbestand bereits entfernt wurden.
Deshalb bedeutet „sieben Tage“ nicht, dass jede Sicherungskopie nach exakt sieben Tagen verschwunden ist. Zusätzliche Rückfallpunkte, Wiederherstellungsvorgänge, ausgefallene Bereinigungsläufe oder notwendige Beweissicherungen können die Dauer beeinflussen. Bei einer verbindlichen Löschung müssen auch diese Bestände geprüft werden. Gesperrte Sicherungsdaten dienen nicht der normalen Fachverarbeitung; bei einer Wiederherstellung müssen bereits dokumentierte Löschungen erneut umgesetzt werden.
Protokolle und Endgeräte
Die rollierten Webserver-Zugriffsprotokolle sind mit 20 MB je Datei, höchstens zehn Archivdateien und einer Archivaufbewahrung von 720 Stunden konfiguriert. Die aktive Logdatei wird größenabhängig rotiert. Die Einstellung garantiert deshalb keine kalendertaggenaue Löschung jedes einzelnen Eintrags. Angeforderte URLs können Suchbegriffe enthalten.
Für die App-Containerprotokolle war bei der lesenden Prüfung am 26.09.2026 keine eigene Docker-Rotationsgrenze gesetzt. Eine durchgängige automatische Löschung aller Betriebsprotokolle nach einer festen Tageszahl wird nicht zugesichert. Sicherheitsvorfälle und aufbewahrungspflichtige Nachweise sind getrennt zu behandeln.
Heruntergeladene Dateien, Gerätesicherungen und selbst erstellte Exporte unterliegen zusätzlich der Verwaltung deiner Firma. Das Trennen einer Sitzung beseitigt nicht automatisch jede zuvor exportierte Datei.
KI-Dienst und weitere Empfänger
Beim externen KI-Dienst und anderen Empfängern gelten eigene vertragliche Speicher- und Löschregeln. Die Entfernung des Quelldokuments in Klarvexo beweist keine sofortige Löschung beim Dienstleister. Anbieterangaben und die Grenzen der Nachweise stehen in der Dienstleisterübersicht.
Löschung anfordern
Für die eigene Person steht Konto löschen zur Verfügung. Firmenbezogene Auskunfts-, Export- und Löschanweisungen können berechtigte Ansprechpartner an info@sc-v.de richten. Wir müssen zunächst die Berechtigung und den betroffenen Datenumfang prüfen. Rechtlich erforderliche Restbestände sind nach Zweck, Frist und Zugangsbeschränkung getrennt zu dokumentieren; ein offener Aufbewahrungsgrund rechtfertigt keine unbegrenzte Speicherung aller Daten.