Bijlage bij de bedrijfsgegevensinformatie 26 september 2026
Dienstverleners en verwerkingslocaties
Bediening en opslag
Frey & Graf GmbH und Co. KG voert de Klarvexo-applicatie, PostgreSQL-database en centrale bestandsopslag uit op een gedeelde, logisch gescheiden serverinstallatie per bedrijf. Documenten worden opgeslagen op de server in de geverifieerde centrale bediening; Een externe document-SFTP-opslag wordt daar niet centraal ingericht. Individuele bedrijfsverbindingen kunnen variëren.
Afzonderlijke gecodeerde noodback-ups maken gebruik van een back-upbestemming genaamd STRATO VPS. Volgens deze operationele configuratie is de aanbieder STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlijn. Het specifieke hoofdservercontract, de bijbehorende datacenterlocaties en de toewijzing van beide servers aan het contractaccount zijn nog niet definitief gedocumenteerd. Uit een servernaam, een IP-adres of de locatie van de provider kan geen bindende verwerkingslocatie worden afgeleid. Exclusieve Duitsland- of EU-verwerking is daarom niet gegarandeerd.
Systeem e-mails
Toegangs-, bevestigings- en systeemberichten worden centraal via STRATO verzonden via een gecodeerde SMTP-verbinding. De benodigde ontvangeradressen en berichtinhoud worden verwerkt. Voor de mailboxen die bij uw bedrijf zijn aangesloten, geldt echter de door u ingestelde mailprovider; STRATO is niet automatisch de aanbieder van alle klantenmailboxen.
Voor een serverbestelling die bij het Klarvexo-domein hoort, zijn bestel- en activeringsbewijzen uit juli 2026 en bijgeleverde verwerkersovereenkomsten beschikbaar. Volgens STRATO over contractuele kwesties De AVV wordt vanaf 18 juli 2022 automatisch opgenomen in contracten. De bijbehorende originele versies blijven bepalend voor de vergelijking; een openbare website vervangt dit niet. De exacte toewijzing van zowel draaiende servers als het systeemmailaccount aan de individuele contracten is nog niet volledig bewezen. STRATO publiceert ook zijn Beschermende maatregelen.
AI en documentherkenning
De centrale AI-verbinding maakt gebruik van de OpenAI API. Afhankelijk van het geactiveerde proces kunnen de benodigde e-mail-, contact-, project- en documentinhoud inclusief afbeeldingen en de daaruit gegenereerde resultaten worden verwerkt. De verbinding maakt gebruik van het gemeenschappelijke API-eindpunt, en niet van een bewezen EU-exclusief eindpunt.
Volgens gepubliceerde OpenAI Addendum voor gegevensverwerking Voor klanten in de EER, OpenAI Ireland Ltd. Contractuele partner. Overdrachten buiten de EER zijn mogelijk; De DPA beschrijft daartoe adequaatheidsbesluiten of modelcontractbepalingen. De specifieke contracttoewijzing en de instellingen van het gebruikte API-account worden niet alleen bewezen door een functionerende API-sleutel.
OpenAI beschrijft in zijn API-gegevenscontroles een standaard misbruikregistratie van maximaal 30 dagen met uitzonderingen. Volgens de provider wordt API-content niet standaard gebruikt voor modeltraining; Vrijwillige gegevensvrijgave kan hierin verandering brengen. Er is geen bewijs van een nulopslagovereenkomst, exclusieve EU-verwerking of accountspecifieke vrijgavestatus voor Klarvexo. Er worden geen overeenkomstige garanties gegeven.
Push- en optionele apparaatfuncties
Voor iOS wordt de Apple Push Notification service (APN’s) centraal ingericht. Apple ontvangt bij levering apparaatgerelateerde push-ID's en de relevante melding. In de gecontroleerde serverstroom bevat de mailpush een algemene opmerking in plaats van een onderwerp of berichttekst, evenals technische verwijzingen naar het openen van het proces. Andere typen meldingen kunnen andere inhoud bevatten. De contractuele documenten van Apple van het gebruikte ontwikkelaarsaccount zijn van toepassing op de exacte juridische rol en internationale verwerking; Dit vervangt geen onderzoek van deze rekeningdocumenten.
Firebase Cloud Messaging voor Android is niet ingesteld in de centrale serverversie die op 26 september 2026 is gecontroleerd. De optionele Android-documentscanner maakt zelfstandig gebruik van Google ML Kit via Google Play Services. Beeldverwerking op het apparaat betekent niet dat er geen technische gebruiksgegevens naar Google gaan. De details en het alternatief zonder ML Kit staan in de Privacybeleid.
Diensten gekozen door uw bedrijf
Eigen mailboxen, agenda's, SFTP-opslag, bankieren, WhatsApp, webhooks en gedeelde portals kunnen extra ontvangers bevatten. Een beschikbare functie bewijst niet dat er een verbinding tot stand is gebracht. Vóór de verbinding moeten ontvangers, gegevensvolume, autorisaties, contractuele relaties en, indien nodig, bases in derde landen worden verduidelijkt. In dit overzicht wordt doorgaans niet aangegeven dat dergelijke diensten onderaannemers zijn van Klarvexo.
Contractgerelateerde lijst
Een bindende lijst met onderaannemers moet de feitelijk gebruikte rechtspersonen, taken, locaties en basis voor de overdracht van het specifieke contract bevatten. Onduidelijke informatie wordt niet goedgekeurd door deze bevestiging. Contactpersoon voor de gedocumenteerde contractstatus en beschermingsgaranties: info@sc-v.de.