Versie: 26 september 2026
Bedrijfsgegevens, e-mail en AI
Bij deze mededelingen zijn de bijlagen gevoegd Dienstverleners en verwerkingslocaties, technische beschermingsmaatregelen evenals Bewaren en verwijderen. Ze worden na bevestiging samen met deze versie gedocumenteerd.
1. Verantwoordelijkheid voor operationele inhoud
Uw bedrijf bepaalt welke klant-, medewerker-, leveranciers- en communicatiegegevens in Klarvexo worden verwerkt, voor welke doeleinden en met welke toegangsrechten. Zij moet hiervoor een passende wettelijke basis hebben en de getroffen personen informeren. Bevestiging van deze informatie vervangt deze informatie niet, noch enige toestemming die mogelijk vereist is van de betrokkenen.
Voor zover Klarvexo in jullie opdracht persoonsgegevens van het bedrijf verwerkt, is vóór verwerking in productie een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG vereist. De specifieke dienstverleners, subverwerkers, verwerkingslocaties, beschermingsmaatregelen en verwijderingsregels moeten passen bij de daadwerkelijk gebruikte dienst. De actuele informatie over contracten en dienstverleners is verkrijgbaar via info@sc-v.de. Met deze instructies wordt geen enkele AVV afgesloten.
2. Mailboxen en berichten
Een aangesloten werkmailbox kan adressen, namen, onderwerpen, berichtteksten, HTML-inhoud, tijden, mappen, verwerkingsstatus en bijlagen van afzenders en ontvangers overbrengen naar Klarvexo. Voor het tot stand brengen van de verbinding zijn toegangsgegevens of verbindingssleutels nodig. Stel alleen mailboxen in die u mag verwerken en gebruiken, en beperk de toegang tot de verantwoordelijken.
Bij het beantwoorden of doorsturen ontvangen de geselecteerde ontvangers de verzonden inhoud en bijlagen via de ingestelde e-mailprovider. Controleer Aan, Cc, Bcc, antwoordgeschiedenis en bijlagen voordat u verzendt. Bij het ophalen kunnen externe mailafbeeldingen via een serverproxy ook een reactie naar de beeldaanbieder activeren.
3. Van de e-mail naar het projectdossier
Informatie uit berichten kan worden gekopieerd naar of gekoppeld aan projecten, klantcontacten, taken, afspraken, notities, documenten en conceptoffertes en facturen. Hierdoor ontstaan onafhankelijke operationele datasets. De opslag kan zichtbaar worden voor andere geautoriseerde personen. Controleer de attributie, inhoud en goedkeuring voordat u gegevens accepteert of deelt.
Als u een e-mail verwijdert, wordt niet automatisch een reeds opgeslagen projecttaak, documentkopie of ontvangstbewijs verwijderd. Daarom moet ook in de stroomafwaartse gebieden rekening worden gehouden met bewaring, verwijdering en rechten.
4. AI, OCR en automatisering
Voor geactiveerde en ingestelde AI/OCR-functies kunnen de benodigde berichtteksten, contactgegevens, projectinformatie, bestandsnamen, documentinhoud of afbeeldingen naar de geconfigureerde verwerkingsservice worden overgedragen. De bestaande AI-verbinding maakt gebruik van de OpenAI API. Welke verwerking daadwerkelijk plaatsvindt, hangt af van het tarief, de machtigingen, de configuratie en de getriggerde stroom. Documentanalyses kunnen na een overname automatisch starten; niet elke analyse vereist nog een klik.
Deze kennisneming schakelt geen AI-integratie in en staat geen onbeperkte doorgifte toe. Controleer vóór gebruik de geldende verwerkersovereenkomst (AVV), ontvangers, bewaartermijnen en mogelijke doorgiften naar derde landen. Verwerking uitsluitend in Duitsland of de EU wordt hier niet gegarandeerd. Bij verwerking buiten de EER moet aan de voorwaarden van artikel 44 en volgende van de AVG zijn voldaan.
Dien alleen noodzakelijke inhoud in. Bijzonder gevoelige informatie, zoals gezondheidsgegevens, kopieën van identiteitskaarten of vertrouwelijke werknemersgegevens, hoort niet zonder speciale controle thuis in e-mail- of AI-processen. AI-suggesties kunnen verkeerd zijn. Controleer ze voordat u ze overneemt, verzendt of vrijgeeft; een suggestie vervangt geen professionele beslissing.
5. Samenwerking en extern delen
Projecten, taken, opmerkingen, chatberichten, urenregistraties en bewerkingsgeschiedenissen worden toegewezen aan de betrokken bedrijfsaccounts en gebruikers. Rollen en machtigingen bepalen het toegankelijke bereik. Klantportals, documentlinks, partnershares en ingeschakelde externe integraties kunnen inhoud verder toegankelijk maken voor geselecteerde ontvangers. Controleer de reikwijdte en geldigheid ervan en trek releases in die niet langer nodig zijn.
6. Bestanden, mobiele apparaten en back-ups
Naast zichtbare inhoud kunnen geüploade bestanden en bijlagen ook metagegevens en persoonlijke informatie bevatten. De aanvullende maatregelen zijn van toepassing op camera's, scanners, pushmeldingen en lokale offline gegevens Opmerkingen over de iOS- en Android-app. Gebruik beveiligde apparaten en persoonlijke gebruikersaccounts.
Operationele en wettelijke bewaarplichten kunnen in strijd zijn met de onmiddellijke verwijdering van documenten of geschiedenissen. Back-upkopieën volgen het overeengekomen back-up- en verwijderingsconcept; Een verwijdering in de interface is geen belofte van onmiddellijke verwijdering uit een back-up. Verduidelijk de deadlines voor uw implementatie voordat u productieve gegevens overdraagt.
7. Bewijsmateriaal en contactpersoon
Wanneer een aanvraag voor de eerste keer wordt gedaan en geactiveerd, slaan we de bevestigde versie, het bijbehorende document en de bevestigingsteksten, de server-side tijd en de toewijzing aan de aanvraag op en, indien geactiveerd, aan het bedrijf en de beheerder. Een onbevestigd verzoek is geen bewijs dat de opgegeven persoon daadwerkelijk toegang heeft tot het e-mailadres. E-mailbevestiging en activering zijn afzonderlijke stappen.
Voor vragen en gegevensbeschermingsrechten kunt u contact opnemen met info@sc-v.de. Voor gegevens die uw bedrijf als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, is het verantwoordelijke bureau voor gegevensbescherming tevens contactpersoon. Meer informatie over de verantwoordelijke persoon en rechten vindt u in de Privacybeleid.