Versión: 26 de septiembre de 2026
Datos de empresa, correo electrónico e IA
Estos avisos incluyen los anexos Proveedores de servicios y lugares de procesamiento, medidas técnicas de protección así como también Retención y eliminación. Se documentarán junto con esta versión tras la confirmación.
1. Responsabilidad del contenido operativo
Su empresa decide qué datos de clientes, empleados, proveedores y comunicaciones se procesan en Klarvexo, con qué fines y con qué derechos de acceso. Debe tener una base jurídica adecuada para ello e informar a las personas afectadas. La confirmación de esta información no reemplaza esta información ni el consentimiento que pueda requerirse de los interesados.
Cuando Klarvexo trate datos personales de la empresa por tu cuenta, se requiere un contrato de encargo del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD antes de su tratamiento en producción. Los proveedores, subencargados, lugares de tratamiento, medidas de protección y reglas de supresión deben corresponder al servicio realmente utilizado. Puedes obtener la información contractual y sobre proveedores vigente a través de info@sc-v.de. Estas instrucciones no concluyen ningún AVV.
2. Buzones y mensajes
Un buzón de trabajo conectado puede transferir direcciones, nombres, asuntos, cuerpos de mensajes, contenido HTML, horas, carpetas, estado de procesamiento y archivos adjuntos del remitente y destinatario a Klarvexo. Se requieren datos de acceso o claves de conexión para establecer la conexión. Configure únicamente buzones de correo que esté autorizado a procesar y utilizar, y limite el acceso a los responsables.
Al responder o reenviar, los destinatarios seleccionados reciben el contenido enviado y los archivos adjuntos a través del proveedor de correo electrónico configurado. Marque Para, CC, CCO, historial de respuestas y archivos adjuntos antes de enviar. Cuando se recuperan, las imágenes de correo externo también pueden generar una respuesta al proveedor de imágenes a través de un servidor proxy.
3. Del correo electrónico a la ficha del proyecto
La información de los mensajes se puede copiar o vincular a proyectos, contactos de clientes, tareas, citas, notas, documentos y borradores de presupuestos y facturas. Esto crea conjuntos de datos operativos independientes. El almacenamiento puede volverse visible para otras personas autorizadas. Verifique la atribución, el contenido y la aprobación antes de aceptar o compartir datos.
Eliminar un correo electrónico no elimina automáticamente una tarea de proyecto, una copia de un documento o un recibo ya guardados. Por lo tanto, en las zonas posteriores también deben tenerse en cuenta la conservación, la supresión y los derechos.
4. IA, OCR y automatización
Para activar y configurar las funciones AI/OCR, los textos de mensajes necesarios, detalles de contacto, información del proyecto, nombres de archivos, contenidos de documentos o imágenes se pueden transferir al servicio de procesamiento configurado. La conexión AI existente utiliza la API OpenAI. El procesamiento que realmente se realiza depende de la tarifa, los permisos, la configuración y el flujo activado. Los análisis de documentos pueden comenzar automáticamente después de una adquisición; No todos los análisis requieren otro clic.
Esta confirmación de lectura no activa ninguna integración de IA ni permite la comunicación indiscriminada de datos. Antes del uso, revisa el contrato de encargo del tratamiento (AVV) aplicable, los destinatarios, los plazos de conservación y las posibles transferencias a terceros países. Aquí no se garantiza un tratamiento exclusivo en Alemania o en la UE. Si los datos se tratan fuera del EEE, deben cumplirse los requisitos de los artículos 44 y siguientes del RGPD.
Envíe sólo el contenido necesario. La información especialmente sensible, como datos de salud, copias de documentos de identidad o datos confidenciales de los empleados, no debe incluirse en los procesos de correo electrónico o de IA sin un control especial. Las sugerencias de la IA pueden estar equivocadas. Revíselos antes de hacerse cargo de ellos, enviarlos o liberarlos; una sugerencia no reemplaza una decisión profesional.
5. Colaboración e intercambio externo
Los proyectos, tareas, comentarios, mensajes de chat, registros de tiempo e historiales de edición se asignan a las cuentas de la empresa y a los usuarios involucrados. Los roles y permisos determinan el alcance accesible. Los portales de clientes, los enlaces de documentos, los recursos compartidos de socios y las integraciones externas habilitadas pueden hacer que el contenido sea accesible para destinatarios seleccionados. Verifique su alcance y validez y revoque las liberaciones que ya no sean necesarias.
6. Archivos, dispositivos móviles y copias de seguridad
Además del contenido visible, los archivos y archivos adjuntos cargados también pueden contener metadatos e información personal. Los adicionales se aplican a cámaras, escáneres, notificaciones automáticas y datos locales fuera de línea. Notas sobre la aplicación para iOS y Android. Utilice dispositivos protegidos y cuentas de usuario personales.
Las obligaciones operativas y legales de retención pueden entrar en conflicto con la eliminación inmediata de documentos o historiales. Las copias de seguridad siguen el concepto acordado de copia de seguridad y eliminación; Una eliminación en la interfaz no es una promesa de eliminación inmediata de ninguna copia de seguridad. Aclare los plazos para su implementación antes de transferir datos productivos.
7. Pruebas y persona de contacto
Cuando se realiza y activa una solicitud por primera vez, guardamos la versión confirmada, el documento asociado y los textos de confirmación, la hora del lado del servidor así como la asignación a la solicitud y, cuando se activa, a la empresa y al administrador. Una solicitud no confirmada no es prueba de que la persona especificada realmente tenga acceso a la dirección de correo electrónico. La confirmación y activación por correo electrónico son pasos separados.
Para consultas y derechos de protección de datos, por favor contacte info@sc-v.de. Para los datos que su empresa procesa como responsable del tratamiento, su oficina de protección de datos responsable es también la persona de contacto. Más información sobre el responsable y sus derechos se puede encontrar en el Política de privacidad.