Wersja: 26 września 2026 r
Dane firmowe, e-mail i sztuczna inteligencja
Powiadomienia te zawierają załączniki Dostawcy usług i miejsca przetwarzania, techniczne środki ochronne jak również Przechowywanie i usuwanie. Po potwierdzeniu zostaną one udokumentowane wraz z tą wersją.
1. Odpowiedzialność za treść operacyjną
Twoja firma decyduje, które dane klientów, pracowników, dostawców i komunikacji będą przetwarzane w Klarvexo, w jakich celach i z jakimi prawami dostępu. Musi mieć do tego odpowiednią podstawę prawną i informować zainteresowane osoby. Potwierdzenie tych informacji nie zastępuje tych informacji ani żadnej zgody, która może być wymagana od osób, których dane dotyczą.
Jeżeli Klarvexo przetwarza firmowe dane osobowe w waszym imieniu, przed przetwarzaniem produkcyjnym wymagana jest umowa powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. Konkretni usługodawcy, dalsze podmioty przetwarzające, miejsca przetwarzania, zabezpieczenia i zasady usuwania muszą odpowiadać faktycznie używanej usłudze. Aktualne informacje o umowach i usługodawcach można uzyskać przez info@sc-v.de. Niniejsza instrukcja nie zawiera żadnych AVV.
2. Skrzynki pocztowe i wiadomości
Połączona służbowa skrzynka pocztowa może przesyłać do Klarvexo adresy nadawcy i odbiorcy, nazwiska, tematy, treść wiadomości, treść HTML, godziny, foldery, stan przetwarzania i załączniki. Do nawiązania połączenia wymagane są dane dostępowe lub klucze połączenia. Konfiguruj tylko skrzynki pocztowe, do przetwarzania i używania których masz uprawnienia, i ograniczaj dostęp do osób odpowiedzialnych.
Podczas odpowiadania lub przesyłania dalej wybrani odbiorcy otrzymują wysłaną treść i załączniki za pośrednictwem skonfigurowanego dostawcy poczty e-mail. Przed wysłaniem sprawdź Do, DW, UDW, historię odpowiedzi i załączniki. Po pobraniu zewnętrzne obrazy poczty mogą również wywołać odpowiedź dla dostawcy obrazu za pośrednictwem serwera proxy.
3. Z wiadomości e-mail do pliku projektu
Informacje z wiadomości można kopiować lub łączyć z projektami, kontaktami z klientami, zadaniami, spotkaniami, notatkami, dokumentami oraz wersjami roboczymi ofert i faktur. Tworzy to niezależne zestawy danych operacyjnych. Magazyn może stać się widoczny dla innych upoważnionych osób. Przed zaakceptowaniem lub udostępnieniem danych sprawdź atrybucję, treść i zatwierdzenie.
Usunięcie wiadomości e-mail nie powoduje automatycznego usunięcia już zapisanego zadania projektu, kopii dokumentu lub paragonu. Dlatego też w dalszych obszarach należy uwzględnić przechowywanie, usuwanie i prawa.
4. AI, OCR i automatyzacja
W przypadku aktywowanych i skonfigurowanych funkcji AI/OCR wymagane teksty wiadomości, dane kontaktowe, informacje o projekcie, nazwy plików, zawartość dokumentów lub obrazy można przesłać do skonfigurowanej usługi przetwarzania. Istniejące połączenie AI korzysta z interfejsu API OpenAI. To, jakie przetwarzanie faktycznie ma miejsce, zależy od taryfy, uprawnień, konfiguracji i uruchomionego przepływu. Analiza dokumentów może rozpocząć się automatycznie po przejęciu; nie każda analiza wymaga kolejnego kliknięcia.
Potwierdzenie zapoznania się z informacjami nie aktywuje integracji AI ani nie zezwala na dowolne przekazywanie danych. Przed użyciem sprawdź obowiązującą umowę powierzenia przetwarzania danych (AVV), odbiorców, okresy przechowywania i możliwe przekazania do państw trzecich. Nie gwarantuje się tutaj przetwarzania wyłącznie w Niemczech lub UE. Jeżeli dane są przetwarzane poza EOG, muszą zostać spełnione wymogi art. 44 i następnych RODO.
Prześlij tylko niezbędną treść. Szczególnie wrażliwe informacje, takie jak dane dotyczące stanu zdrowia, kopie dowodów osobistych czy poufne dane pracowników, nie trafiają do procesów e-mailowych ani AI bez specjalnego sprawdzenia. Sugestie AI mogą być błędne. Sprawdź je przed przejęciem, wysyłką lub zwolnieniem; sugestia nie zastępuje profesjonalnej decyzji.
5. Współpraca i udostępnianie na zewnątrz
Projekty, zadania, komentarze, wiadomości na czacie, rezerwacje czasu i historie edycji są przypisane do kont firmowych i zaangażowanych użytkowników. Role i uprawnienia określają dostępny zakres. Portale klientów, łącza do dokumentów, udziały partnerskie i włączone integracje zewnętrzne mogą dodatkowo sprawić, że treści będą dostępne dla wybranych odbiorców. Sprawdź ich zakres i ważność oraz unieważnij wydania, które nie są już potrzebne.
6. Pliki, urządzenia mobilne i kopie zapasowe
Oprócz widocznej treści przesłane pliki i załączniki mogą również zawierać metadane i dane osobowe. Dodatkowe dotyczą kamer, skanerów, powiadomień push i lokalnych danych offline Uwagi dotyczące aplikacji na iOS i Androida. Korzystaj z chronionych urządzeń i osobistych kont użytkowników.
Operacyjne i prawne obowiązki w zakresie przechowywania mogą kolidować z natychmiastowym usunięciem dokumentów lub historii. Kopie zapasowe są zgodne z uzgodnioną koncepcją tworzenia kopii zapasowych i usuwania; Usunięcie w interfejsie nie oznacza natychmiastowego usunięcia z jakiejkolwiek kopii zapasowej. Przed przesłaniem produktywnych danych określ terminy wdrożenia.
7. Osoba dowodowa i kontaktowa
Kiedy żądanie jest składane i aktywowane po raz pierwszy, zapisujemy potwierdzoną wersję, powiązany dokument i teksty potwierdzeń, czas po stronie serwera, a także przypisanie do żądania, a po aktywacji – do firmy i administratora. Niepotwierdzone żądanie nie jest dowodem na to, że dana osoba faktycznie ma dostęp do adresu e-mail. Potwierdzenie e-mailem i aktywacja to osobne kroki.
W przypadku pytań i praw do ochrony danych prosimy o kontakt info@sc-v.de. W przypadku danych, które Twoja firma przetwarza jako administrator, osobą kontaktową jest również właściwy urząd ds. ochrony danych. Dalsze informacje na temat osoby odpowiedzialnej i praw można znaleźć w Polityka prywatności.