Version : 26 septembre 2026
Données d'entreprise, e-mail et IA
Les annexes suivantes font partie de ces informations Prestataires de services et lieux de traitement, mesures techniques de protection ainsi que Conservation et suppression. Ils seront documentés avec cette version après confirmation.
1. Responsabilité du contenu opérationnel
Votre entreprise décide quelles données de clients, d'employés, de fournisseurs et de communication sont traitées dans Klarvexo, à quelles fins et avec quels droits d'accès. Il doit disposer d'une base juridique appropriée et informer les personnes concernées. La confirmation de ces informations ne remplace pas ces informations ni tout consentement qui pourrait être requis des personnes concernées.
Lorsque Klarvexo traite des données personnelles d'entreprise pour votre compte, un contrat de sous-traitance de données conforme à l'article 28 du RGPD est requis avant leur traitement en production. Les prestataires, sous-traitants ultérieurs, lieux de traitement, mesures de protection et règles de suppression doivent correspondre à l'exploitation effective. Vous pouvez obtenir les informations contractuelles actuelles et celles sur les prestataires auprès de info@sc-v.de. Ces instructions ne concluent aucun AVV.
2. Boîtes aux lettres et messages
Une boîte aux lettres professionnelle connectée peut transférer les adresses, les noms, les sujets, les corps des messages, le contenu HTML, les heures, les dossiers, l'état de traitement et les pièces jointes de l'expéditeur et du destinataire vers Klarvexo. Des données d'accès ou des clés de connexion sont nécessaires pour établir la connexion. Configurez uniquement les boîtes aux lettres que vous êtes autorisé à traiter et à utiliser et limitez l'accès aux personnes responsables.
Lors de la réponse ou du transfert, les destinataires sélectionnés reçoivent le contenu envoyé et les pièces jointes via le fournisseur de messagerie configuré. Vérifiez À, Cc, Bcc, l'historique des réponses et les pièces jointes avant d'envoyer. Une fois récupérées, les images de courrier externe peuvent également déclencher une réponse au fournisseur d'images via un serveur proxy.
3. De l'email au dossier du projet
Les informations des messages peuvent être copiées ou liées à des projets, des contacts clients, des tâches, des rendez-vous, des notes, des documents et des projets de deviss et de factures. Cela crée des ensembles de données opérationnelles indépendantes. Le stockage peut devenir visible par d'autres personnes autorisées. Vérifiez l'attribution, le contenu et l'approbation avant d'accepter ou de partager des données.
La suppression d'un e-mail ne supprime pas automatiquement une tâche de projet, une copie de document ou un reçu déjà enregistré. La conservation, la suppression et les droits doivent donc également être pris en compte dans les zones en aval.
4. IA, OCR et automatisation
Pour les fonctions AI/OCR activées et configurées, les textes de message, les coordonnées, les informations sur le projet, les noms de fichiers, le contenu des documents ou les images requis peuvent être transférés au service de traitement configuré. La connexion AI existante utilise l'API OpenAI. Le traitement réellement effectué dépend du tarif, des autorisations, de la configuration et du flux déclenché. Les analyses de documents peuvent démarrer automatiquement après une prise en charge ; toutes les analyses ne nécessitent pas un autre clic.
Cette prise de connaissance n'active aucune intégration d'IA et n'autorise pas de transmission sans restriction. Avant utilisation, vérifiez le contrat de sous-traitance de données applicable (AVV), les destinataires, les durées de conservation et les éventuels transferts vers des pays tiers. Aucun traitement exclusivement en Allemagne ou dans l'UE n'est garanti ici. En cas de traitement hors de l'EEE, les conditions des articles 44 et suivants du RGPD doivent être respectées.
Soumettez uniquement le contenu nécessaire. Les informations particulièrement sensibles, telles que les données de santé, les copies de cartes d'identité ou les données confidentielles des employés, n'ont pas leur place dans les processus de courrier électronique ou d'IA sans contrôle particulier. Les suggestions de l’IA peuvent être fausses. Vérifiez-les avant de les prendre en charge, de les expédier ou de les libérer ; une suggestion ne remplace pas une décision professionnelle.
5. Collaboration et partage externe
Les projets, tâches, commentaires, messages de discussion, saisies de temps et historiques de modification sont attribués aux comptes de l'entreprise et aux utilisateurs impliqués. Les rôles et les autorisations déterminent la portée accessible. Les portails clients, les liens vers des documents, les partages de partenaires et les intégrations externes activées peuvent rendre le contenu accessible à certains destinataires. Vérifiez leur portée et leur validité et révoquez les autorisations qui ne sont plus nécessaires.
6. Fichiers, appareils mobiles et sauvegardes
En plus du contenu visible, les fichiers téléchargés et les pièces jointes peuvent également contenir des métadonnées et des informations personnelles. Les supplémentaires s'appliquent aux caméras, scanners, notifications push et données locales hors ligne. Remarques sur l'application iOS et Android. Utilisez des appareils protégés et des comptes d'utilisateurs personnels.
Les obligations opérationnelles et légales de conservation peuvent entrer en conflit avec la suppression immédiate des documents ou des historiques. Les copies de sauvegarde suivent le concept de sauvegarde et de suppression convenu ; Une suppression dans l'interface ne constitue pas une promesse de suppression immédiate de toute sauvegarde. Clarifiez les délais de votre déploiement avant de transférer des données productives.
7. Preuves et personne de contact
Lorsqu'une demande est effectuée et activée pour la première fois, nous enregistrons la version confirmée, le document associé et les textes de confirmation, l'heure côté serveur ainsi que l'affectation à la demande et, lorsqu'elle est activée, à l'entreprise et à l'administrateur. Une demande non confirmée ne constitue pas une preuve que la personne spécifiée a effectivement accès à l'adresse e-mail. La confirmation par e-mail et l'activation sont des étapes distinctes.
Pour des questions et des droits en matière de protection des données, veuillez contacter info@sc-v.de. Pour les données que votre entreprise traite en tant que responsable du traitement, son bureau responsable de la protection des données est également l'interlocuteur. De plus amples informations sur la personne responsable et ses droits peuvent être trouvées dans le Politique de confidentialité.