Versione: 26 settembre 2026
Dati aziendali, email e intelligenza artificiale
Tali avvisi comprendono gli allegati Fornitori di servizi e luoghi di trattamento, misure tecniche di protezione così come Conservazione e cancellazione. Saranno documentati insieme a questa versione al momento della conferma.
1. Responsabilità per i contenuti operativi
La tua azienda decide quali dati di clienti, dipendenti, fornitori e comunicazioni vengono trattati in Klarvexo, per quali scopi e con quali diritti di accesso. A tal fine deve disporre di una base giuridica adeguata e informare le persone interessate. La conferma della presente informativa non sostituisce la presente informativa né l'eventuale consenso eventualmente richiesto agli interessati.
Quando Klarvexo tratta dati personali aziendali per vostro conto, è necessario un accordo sul trattamento dei dati per conto del titolare ai sensi dell'articolo 28 del GDPR prima del trattamento in produzione. I fornitori, sub-responsabili, luoghi di trattamento, misure di protezione e regole di cancellazione devono corrispondere al servizio effettivamente utilizzato. Le informazioni contrattuali e sui fornitori aggiornate sono disponibili tramite info@sc-v.de. Queste istruzioni non concludono alcun AVV.
2. Caselle postali e messaggi
Una casella di posta di lavoro connessa può trasferire indirizzi di mittente e destinatario, nomi, oggetti, corpi dei messaggi, contenuto HTML, orari, cartelle, stato di elaborazione e allegati a Klarvexo. Per poter stabilire la connessione sono necessari i dati di accesso o le chiavi di connessione. Configura solo le caselle di posta che sei autorizzato a elaborare e utilizzare e limita l'accesso ai responsabili.
Quando si risponde o si inoltra, i destinatari selezionati ricevono il contenuto inviato e gli allegati tramite il provider di posta elettronica configurato. Controlla A, Cc, Ccn, cronologia delle risposte e allegati prima dell'invio. Una volta recuperate, le immagini di posta esterne possono anche attivare una risposta al fornitore di immagini tramite un proxy server.
3. Dall'e-mail al file di progetto
Le informazioni dai messaggi possono essere copiate o collegate a progetti, contatti dei clienti, attività, appuntamenti, note, documenti e bozze di preventivi e fatture. Ciò crea set di dati operativi indipendenti. La memoria può diventare visibile ad altre persone autorizzate. Controlla l'attribuzione, il contenuto e l'approvazione prima di accettare o condividere i dati.
La rimozione di un'e-mail non elimina automaticamente un'attività progettuale, una copia di un documento o una ricevuta già salvata. Conservazione, cancellazione e diritti devono quindi essere presi in considerazione anche nei settori a valle.
4. AI, OCR e automazione
Per le funzioni AI/OCR attivate e configurate è possibile trasferire i testi dei messaggi, i dati di contatto, le informazioni sul progetto, i nomi dei file, i contenuti dei documenti o le immagini necessari al servizio di elaborazione configurato. La connessione AI esistente utilizza l'API OpenAI. L'elaborazione effettiva dipende dalla tariffa, dalle autorizzazioni, dalla configurazione e dal flusso attivato. L'analisi dei documenti può iniziare automaticamente dopo un rilevamento; non tutte le analisi richiedono un altro clic.
Questa presa visione non attiva alcuna integrazione di IA né autorizza comunicazioni indiscriminate di dati. Prima dell'uso, verifica l'accordo applicabile sul trattamento dei dati per conto del titolare (AVV), i destinatari, i tempi di conservazione e gli eventuali trasferimenti verso paesi terzi. Non viene qui garantito un trattamento esclusivamente in Germania o nell'UE. In caso di trattamento fuori dal SEE, devono essere soddisfatti i requisiti degli articoli 44 e seguenti del GDPR.
Invia solo i contenuti necessari. Informazioni particolarmente sensibili, come dati sanitari, copie di carte d'identità o dati riservati dei dipendenti, non rientrano nei processi di posta elettronica o AI senza un controllo speciale. I suggerimenti dell’intelligenza artificiale possono essere sbagliati. Controllarli prima di prenderli in consegna, spedirli o rilasciarli; un suggerimento non sostituisce una decisione professionale.
5. Collaborazione e condivisione esterna
Progetti, attività, commenti, messaggi di chat, prenotazioni di orari e cronologie di modifica vengono assegnati agli account aziendali e agli utenti coinvolti. Ruoli e autorizzazioni determinano l'ambito accessibile. Portali clienti, collegamenti a documenti, condivisioni con partner e integrazioni esterne abilitate possono ulteriormente rendere i contenuti accessibili a destinatari selezionati. Verificarne la portata e la validità e revocare le liberatorie non più necessarie.
6. File, dispositivi mobili e backup
Oltre al contenuto visibile, i file caricati e gli allegati possono contenere anche metadati e informazioni personali. Quelli aggiuntivi si applicano a fotocamere, scanner, notifiche push e dati offline locali Note sull'app iOS e Android. Utilizza dispositivi protetti e account utente personali.
Gli obblighi operativi e legali di conservazione potrebbero entrare in conflitto con l'immediata cancellazione di documenti o storie. Le copie di backup seguono il concetto concordato di backup e cancellazione; Una cancellazione nell'interfaccia non è una promessa di rimozione immediata da qualsiasi backup. Chiarisci le scadenze per la tua implementazione prima di trasferire i dati produttivi.
7. Prova e persona di contatto
Quando viene effettuata e attivata una richiesta per la prima volta, salviamo la versione confermata, il documento associato e i testi di conferma, l'ora lato server e l'assegnazione alla richiesta e, se attivata, all'azienda e all'amministratore. Una richiesta non confermata non costituisce la prova che la persona specificata abbia effettivamente accesso all'indirizzo e-mail. La conferma via e-mail e l'attivazione sono passaggi separati.
Per domande e diritti sulla protezione dei dati, contattare info@sc-v.de. Per i dati che la vostra azienda tratta in qualità di responsabile del trattamento, la persona di contatto è anche il responsabile della protezione dei dati. Ulteriori informazioni sul responsabile e sui diritti sono reperibili nella Informativa sulla privacy.